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A partire dal 25 maggio 2018 è efficace il nuovo Regolamento Europeo n. 679/2016 (“GDPR”) sulla protezione dei dati personali.

Adhoc experience è da sempre attenta alla corretta gestione dei dati personali dei propri clienti, fornitori e collaboratori. Ci impegniamo quotidianamente a proteggere la sicurezza delle informazioni ispirandoci ai più elevati standard di qualità. In linea con il GDPR e nel rispetto del principio di trasparenza, abbiamo aggiornato la nostra informativa privacy di cui ti invitiamo a prendere visione di seguito.

Non preoccuparti, non abbiamo effettuato nessuna modifica alle modalità di utilizzo dei tuoi dati personali. Semplicemente condivideremo con te maggiori informazioni utili per comprendere come gestiamo i tuoi dati che per noi sono un patrimonio da difendere e tutelare.

Non devi fare nulla, vogliamo solo metterti al corrente della nostra nuova informativa.


Il Team adhoc experience

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Informativa resa ai sensi dell’art.13 del Regolamento Europeo 679/2016 (GDPR - General Data Protection Regulation) relativa al seguente trattamento di dati

– esecuzione del contratto di servizi

 

Premessa

La sottoscritto Adhoc Experience srl ritiene di prioritaria importanza il rispetto dei diritti dell’interessato e il lecito e corretto utilizzo dei suoi dati personali. L’azienda ha recepito le indicazioni del Regolamento Europeo dando centralità alle indicazioni del Garante della Privacy e conducendo i propri trattamenti secondo principi di trasparenza e conformità. Con il Regolamento UE 679/2016, lo scrivente con sede in Roma, telefono 06/64220220, email privacy@adhocexperience.it è tenuta a fornire alcune informazioni riguardanti l’utilizzo dei dati personali.

La presente informativa indica all’interessato chi e come tratterà i suoi dati, l’eventuale obbligatorietà del conferimento per la fornitura di informazioni o prodotti/servizi, a chi rivolgersi per ottenere chiarimenti o per esercitare i diritti previsti dall’attuale disciplina sulla protezione dei dati.

Fonte dei dati e tipologia di dati trattati

I dati personali acquisiti dal Titolare possono essere raccolti:

● _direttamente presso l’interessato in relazione agli obblighi contrattuali stipulati, per l’esecuzione dei servizi censiti nel mandato professionale e per far fronte ad obblighi legislativi, contributivi, fiscali e contabili.

● _Presso fonti ad accesso pubblico, in relazione agli adempimenti in materia di antiriciclaggio D.lgs. 231/2007.

 

Tali dati vengono trattati nel rispetto della legislazione in materia di protezione dei dati, secondo principi di trasparenza e liceità.

Finalità del trattamento dei dati

I dati sono trattati nell’ambito della normale attività dell’organizzazione e secondo specifiche finalità dettagliate nella tabella successiva. Qualora il titolare intenda trattare ulteriormente i dati personali per una finalità diversa da quella per cui essi sono stati raccolti, egli fornirà preventivamente all’interessato ogni informazione necessaria e provvederà a richiederne nuovamente il consenso ove previsto.

Le finalità per le quali vengono raccolti i dati sono le seguenti:

● _esecuzione degli obblighi contrattuali (legittimo interesse del titolare)

● _esecuzione degli adempimenti contributivi, fiscali e contabili secondo la legislazione applicabile (legittimo interesse del titolare) e secondo la normativa vigente in materia di antiriciclaggio

 

 

 

 

 

 

Finalità

-

Dati anagrafici (ragione sociale, sedi legali ed operative, riferimenti del personale interno – anagrafica, mail e telefono – dati derivanti da fonti pubbliche) per esecuzione del contratto

Dati fiscali e contabili della Committenza per esecuzione del contratto

Base giuridica  interessi legittimi
-
(art.6 Reg. Europeo 679/2016) Contratto
(art.6 Reg. Europeo 679/2016) Contratto

 

Periodo o criteri di conservazione

-

I dati verranno conservati durante l’intera durata del mandato professionale di servizi, e per dieci anni per adempiere agli obblighi legislativi in materia di conservazione dei documenti fiscali e contabili aziendali. In alcuni casi tali dati possono dover essere conservati un numero di anni superiore ai dieci, con la finalità di dimostrare la corretta esecuzione delle attività oggetto del contratto, anche in sede di giudizio.

I dati verranno conservati durante l’intera durata del mandato professionale di servizi, e per dieci anni per adempiere agli obblighi legislativi in materia di conservazione dei documenti fiscali e contabili aziendali. In alcuni casi tali dati possono dover essere conservati un numero di anni superiore ai dieci, con la finalità di dimostrare la corretta esecuzione delle attività oggetto del contratto, anche in sede di giudizio.

 

Conferimento dei dati e conseguenze del mancato conferimento

Il conferimento dei dati deve ritenersi obbligatorio per quanto riguarda i trattamenti che La società adhoc experience Srl deve effettuare per adempiere alle proprie obbligazioni nei confronti dell’interessato, sulla base di un contratto in essere, nonché ad obblighi di legge, norme e regolamenti. Il mancato conferimento di tali dati potrà comportare l’impossibilità per Il Titolare di dar corso al rapporto in essere.

 

Modalità di trattamento dei dati personali

Il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti manuali e informatici con logiche strettamente correlate alle finalità e in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi. L’archiviazione della documentazione è effettuata sia in modalità elettronica che cartacea. Alcune informazioni essenziali:

  • a raccolta dei dati personali è limitata al minimo necessario per ogni specifica finalità del trattamento;

  • il trattamento dei dati personali è limitato alle finalità per le quali sono stati raccolti;

  • la memorizzazione dei dati personali è limitata al minimo necessario per ogni specifica finalità del trattamento;

  • i dati non verranno ceduti a terze parti o trasferiti all’estero;

  • nel caso in cui il Titolare si avvarrà di un servizio Cloud, sceglierà il fornitore dall’elenco degli aderenti al Code of Conduct of Cloud Provider.

  • Non saranno effettuate attività di profilazione e segmentazione.

 

Soggetti coinvolti nel trattamento dei dati

  • dipendenti e collaboratori che per mansione sono autorizzati al trattamento dei dati. Nel caso in cui tali dipendenti e collaboratori svolgano attività sui sistemi IT, in qualità di Amministratori di Sistema, essi sono opportunamente incaricati secondo le indicazioni del Provvedimento del garante del 27 novembre 2008, modificato in base al provvedimento del 25 giugno 2009.

  • altri istituti della Pubblica Amministrazione per le specifiche pratiche di loro stretta competenza, ivi compresi i centri di assistenza fiscale;

  • Agenzia delle Entrate, con la finalità di adempiere agli obblighi in materia fiscale e contabile;

  • consulenti aziendali (ambito giuridico, fiscale e/o contabile), ai fini degli adempimenti in materia fiscale e/o contabile

  • il fornitore del software di contabilità, adeguatamente designato come Responsabile del Trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento Europeo 679/2016

  • In virtù dei trattamenti condotti e di quanto previsto dall’art 37 del Regolamento Europeo 679/2016, non si ha obbligo di designazione del Data Protection officer (Dpo)

 

Esercizio dei diritti dell’interessato

In ogni momento l’interessato potrà esercitare i suoi diritti nei confronti del Titolare o del Responsabile del trattamento, ai sensi del CAPO III, Diritti dell’Interessato, articoli 12-21 del Regolamento UE 679/2016.

Le istanze possono essere inoltrate direttamente al Titolare, via telefono o scrivendo alla mail privacy@adhocexperience.it

 

Di seguito il dettaglio dei diritti che può esercitare:

 

Articolo 15 Diritto di accesso dell'interessato

1. L'interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e, in tal caso, di ottenere l'accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni:

a) le finalità del trattamento;

b) le categorie di dati personali in questione;

c) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;

 

Articolo 16 Diritto di rettifica

L'interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, l’interessato ha il diritto di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.

 

Articolo 17 Diritto alla cancellazione ("diritto all'oblio")

1. L'interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e il titolare del trattamento ha l'obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i dati personali, se sussiste uno dei motivi seguenti:

a) i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati;

b) l’interessato revoca il consenso su cui si basa il trattamento conformemente all'articolo 6, paragrafo 1, lettera a), o all'articolo 9, paragrafo 2, lettera a), e se non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento;

c) l'interessato si oppone al trattamento ai sensi dell'articolo 21, paragrafo 1, e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento, oppure si oppone al trattamento ai sensi dell'articolo 21, paragrafo 2;

d) i dati personali sono stati trattati illecitamente;

e) i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell'Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento;

f) i dati personali sono stati raccolti relativamente all’offerta di servizi della società dell’informazione di cui all'articolo 8, paragrafo 1.

 

2. Il titolare del trattamento, se ha reso pubblici dati personali ed è obbligato, ai sensi del paragrafo 1, a cancellarli, tenendo conto della tecnologia disponibile e dei costi di attuazione adotta le misure ragionevoli, anche tecniche, per informare i titolari del trattamento che stanno trattando i dati personali della richiesta dell’interessato di cancellare qualsiasi link, copia o riproduzione dei suoi dati personali.

 

3. I paragrafi 1 e 2 non si applicano nella misura in cui il trattamento sia necessario:

a) per l'esercizio del diritto alla libertà di espressione e di informazione;

b) per l'adempimento di un obbligo legale che richieda il trattamento previsto dal diritto dell'Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento o per l'esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse oppure nell'esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento;

c) per motivi di interesse pubblico nel settore della sanità pubblica in conformità dell'articolo 9, paragrafo 2, lettere h) e i), e dell'articolo 9, paragrafo 3;

d) a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici conformemente all'articolo 89, paragrafo 1, nella misura in cui il diritto di cui al paragrafo 1 rischi di rendere impossibile o di pregiudicare gravemente il conseguimento degli obiettivi di tale trattamento; o

e) per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria..

 

Articolo 18 Diritto di limitazione di trattamento

1. L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle seguenti ipotesi:

a) l’interessato contesta l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l’esattezza di tali dati personali;

b) il trattamento è illecito e l'interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l'utilizzo;

c) benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all'interessato per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;

d) l'interessato si è opposto al trattamento ai sensi dell'articolo 21, paragrafo 1, in attesa della verifica in merito all'eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell'interessato.

 

2. Se il trattamento è limitato a norma del paragrafo 1, tali dati personali sono trattati, salvo che per la conservazione, soltanto con il consenso dell'interessato o per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria oppure per tutelare i diritti di un'altra persona fisica o giuridica o per motivi di interesse pubblico rilevante dell'Unione o di uno Stato membro.

 

3. L'interessato che ha ottenuto la limitazione del trattamento a norma del paragrafo 1 è informato dal titolare del trattamento prima che detta limitazione sia revocata.

 

Articolo 19 Obbligo di notifica in caso di rettifica o cancellazione dei dati personali o limitazione del trattamento

Il titolare del trattamento comunica a ciascuno dei destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali le eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate a norma dell'articolo 16, dell'articolo 17, paragrafo 1, e dell'articolo 18, salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato. Il titolare del trattamento comunica all'interessato tali destinatari qualora l'interessato lo richieda.

 

Articolo 20 Diritto alla portabilità dei dati

1. L'interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti qualora:

a) il trattamento si basi sul consenso ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera a), o dell'articolo 9, paragrafo 2, lettera a), o su un contratto ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera b); e

b) il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati.

 

2. Nell'esercitare i propri diritti relativamente alla portabilità dei dati a norma del paragrafo 1, l'interessato ha il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei dati personali da un titolare del trattamento all'altro, se tecnicamente fattibile.

3. L'esercizio del diritto di cui al paragrafo 1 del presente articolo lascia impregiudicato l'articolo 17. Tale diritto non si applica al trattamento necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento.

 

4. Il diritto di cui al paragrafo 1 non deve ledere i diritti e le libertà altrui.

 

Articolo 21 Diritto di opposizione

1. L'interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f), compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni. Il titolare del trattamento si astiene dal trattare ulteriormente i dati personali salvo che egli dimostri l'esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell'interessato oppure per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

 

2. Qualora i dati personali siano trattati per finalità di marketing diretto, l'interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che lo riguardano effettuato per tali finalità, compresa la profilazione nella misura in cui sia connessa a tale marketing diretto.

 

3. Qualora l'interessato si opponga al trattamento per finalità di marketing diretto, i dati personali non sono più oggetto di trattamento per tali finalità.

 

4. Il diritto di cui ai paragrafi 1 e 2 è esplicitamente portato all'attenzione dell'interessato ed è presentato chiaramente e separatamente da qualsiasi altra informazione al più tardi al momento della prima comunicazione con l'interessato.

 

5. Nel contesto dell'utilizzo di servizi della società dell'informazione e fatta salva la direttiva 2002/58/CE, l'interessato può esercitare il proprio diritto di opposizione con mezzi automatizzati che utilizzano specifiche tecniche.

 

6. Qualora i dati personali siano trattati a fini di ricerca scientifica o storica o a fini statistici a norma dell'articolo 89, paragrafo 1, l'interessato, per motivi connessi alla sua situazione particolare, ha il diritto di opporsi al trattamento di dati personali che lo riguarda, salvo se il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico.
 

Articolo 22 Processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche, compresa la profilazione

1. L'interessato ha il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona.

 

2. Il paragrafo 1 non si applica nel caso in cui la decisione:

a) sia necessaria per la conclusione o l'esecuzione di un contratto tra l'interessato e un titolare del trattamento;

b) sia autorizzata dal diritto dell'Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento, che precisa altresì misure adeguate a tutela dei diritti, delle libertà e dei legittimi interessi dell'interessato;

c) si basi sul consenso esplicito dell'interessato.

 

3. Nei casi di cui al paragrafo 2, lettere a) e c), il titolare del trattamento attua misure appropriate per tutelare i diritti, le libertà e i legittimi interessi dell'interessato, almeno il diritto di ottenere l'intervento umano da parte del titolare del trattamento, di esprimere la propria opinione e di contestare la decisione.

 

4. Le decisioni di cui al paragrafo 2 non si basano sulle categorie particolari di dati personali di cui all'articolo 9, paragrafo 1, a meno che non sia d'applicazione l'articolo 9, paragrafo 2, lettere a) o g), e non siano in vigore misure adeguate a tutela dei diritti, delle libertà e dei legittimi interessi dell'interessato.

 

In caso di richiesta di esercizio dei diritti sopraindicati, il Titolare si impegna a fornire riscontro entro 30 giorni e, in caso di impossibilità a rispettare tali tempi, a motivare l’eventuale proroga dei termini previsti. Il riscontro avverrà a titolo gratuito salvo casi di infondatezza (es. se non esistono dati che riguardano l’interessato richiedente) o richieste eccessive (es. ripetitive nel tempo) per le quali potrà essere addebitato un contributo spese non superiore ai costi effettivamente sopportati per la ricerca effettuata.

L’interessato ha il diritto di proporre reclamo presso il Garante per la protezione dei dati ai seguenti recapiti:

 

adhoc experience srl

Via Michele di Lando, 11

00162 - Roma

Tel\Fax 06 64220220

Email: privacy@adhocexperience.it